Die Kommunikation des OSR-Hinweisgeber-Systems
Es ist aus Sicht von OSR essentiell, die Einrichtung eines Hinweisgebersystems und seine Funktion gegenüber Mitarbeitern, Lieferanten oder Geschäftspartnern zu kommunizieren. Die bloße Implementierung eines Hinweisgebersystems ohne Kommunikation ist sinnlos und kann die Erwartungen des Mandanten nicht erfüllen.
OSR überzeugt nicht nur durch die Effektivität seines Hinweisgebersystems, sondern unterstützt seine Mandanten von Beginn an bei der zielgerichteten Kommunikation des Systems in deren internen Kommunikationskanälen und Medien.
Damit können unsere Mandanten sicherstellen, dass das OSR-Hinweisgebersystem bei den potentiellen Nutzern, also Mitarbeitern, Lieferanten und Geschäftspartnern, bekannt gemacht wird.
Aus diesem Grund unterstützt OSR seine Mandanten bei der professionellen Kommunikation ihres Hinweisgebersystems durch OSR-Kontext. Dabei handelt es sich um, weitestgehend durch OSR vorbereitete Fachbeiträge, welche Themen wie Whistleblowing, Hinweisgeber, Compliance, Unternehmensethik etc. zum Gegenstand haben. Diese können von unseren Mandanten noch durch individuelle, unternehmensspezifische Aspekte ergänzt und dann in den internen Kommunikationskanälen veröffentlicht werden.
Zu den gängigsten Kommunikationskanälen gehören:
Mitarbeiterzeitschriften und Online-Varianten
Mitarbeiterzeitschriften werden überwiegen von größeren Unternehmen eingesetzt, die über entsprechende Ressourcen verfügen. Online-Varianten ermöglichen zusätzliche Möglichkeiten, wie Mitarbeiter in Dialog mit dem Arbeitgeber treten können.
Intranet
Bei geschlossenen Computernetzwerken können spezifische, unternehmensbezogene Informationen den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.
E-Mail
Statt einer Mitarbeiterzeitschrift werden in vielen Unternehmen relevante Informationen in Form eines E-Mail-Newsletters publiziert.
Wikis
Dabei handelt es sich um Webseiten, die meist ergänzend zum Intranet, ein Wissensmanagement ermöglichen, das durch die Mitarbeiter selbst gepflegt und erweitert wird.
OSR-Kontext - Beiträge können sporadisch als Einzelfallmeldung veröffentlich werden, oder Teil einer breiten Kommunikationsstrategie der jeweiligen Compliance-Verantwortlichen sein.
Sie können auch an bestimmte Mitarbeitergruppen oder Unternehmensbereiche adressiert sein, oder in Krisenfällen die erforderliche Informationsgrundlage bilden, um Mitarbeitern Kenntnis über das OSR-Hinweisgebersystem zu verschaffen.
Durch die regelmäßige Sensibilisierung des OSR-Hinweisgebersystems wird bei den Mitarbeitern ein Bewusstsein über die Existenz, die Funktion und die Sicherheit des Hinweisgebersystems geschaffen.
Daher verbinden wir die Implementierung des OSR-Hinweisgebersystems immer mit einem entsprechenden OSR-Kontext - Beitrag, in dem der Mandant in geeigneter Weise über die Vorteile des Hinweisgebersystems seine Mitarbeiter oder Geschäftspartner informieren kann. Dafür stehen ganz unterschiedliche Textvorlagen zur Verfügung, die ständig erweitert werden.
Gleichermaßen wichtig für die Effektivität eines Hinweisgebersystems als Teil eines Compliance-Management Systems ist, dass die Vertreter oder Organe eines Unternehmens ihren Mitarbeitern vermitteln müssen, dass das Hinweisgebersystem einen zentralen Stellenwert in deren Unternehmenskultur einnimmt.
Sie müssen Vertrauen schaffen, dass die Verfolgung von Hinweisen ein zentrales Anliegen ist. OSR- Kontext - Beiträge können hier ein äußerst zweckmäßiges Mittel sein, klare Stellungnahmen der Geschäftsleitung (tone from the top) zu Compliance und Unternehmensethik an die Mitarbeiter zu vermitteln.
Durch OSR-Kontext sind unsere Mandanten auch in der Lage, eine effektive Meldekultur innerhalb ihres Unternehmens, ihrer Behörde oder Organisation zu schaffen. Durch die wiederholte Sensibilisierung wird sichergestellt, dass das OSR-Hinweisgebersystem im Arbeitsalltag präsent wird - und bleibt.
Unternehmen, die ein vorhandenes Hinweisgebersystem nicht bekannt machen, riskieren, dass sich Mitarbeiter an die Öffentlichkeit wenden und Missstände dort publik machen. Daher ist OSR-Kontext aus Sicht unserer Mandanten auch deshalb sinnvoll, da Missstände so über das OSR-Hinweisgebersystem zur Kenntnis gebracht werden und nicht über die Presse oder Leak-Plattformen.
Für Unternehmen, die eine Pflicht zur Implementierung eines Hinweisgebersystems haben (z.B. Versicherungsunternehmen, Finanz- und Kreditinstitute, sowie Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz) sind diese Sensibilisierungsmaßnahmen auch ein hervorragender Nachweis gegenüber Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, dass sie das Thema Compliance, Whisteleblowing und Hinweisgeber ernst nehmen.
Themen unserer OSR – Kontext – Berichte sind zum Beispiel:
• Wie können sich Hinweisgeber an die OSR-Anwälte wenden?
• Wann ist das OSR-Hinweisgebersystem verfügbar?
• Warum ist das OSR-Hinweisgebersystem absout vertrauenswürdig für den Hinweisgeber?
• Wer steht zusätzlich als interner Ansprechpartner innerhalb des Unternehmens zur Verfügung (Compliance-Officer, Revision etc.)?
• Ist die Kontaktaufnahme mit Kosten verbunden?
• usw.
Gerne übersenden wir Ihnen beispielhaft einen OSR-Kontext Bericht. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt mit uns auf.