Das OSR Hinweisgebersystem

Ein Hinweisgebersystem kann nur dann effektiv sein (und damit die Erwartungen eines Unternehmens oder Organisation erfüllen), wenn ein Hinweisgeber möglichst einfach einen Hinweis vertraulich und ohne Sorge vor Repressalien übermitteln kann.

Das OSR Multikanal Hinweisgeber-System nutzt dazu jede bekannte Form der Kontaktaufnahme und ermöglicht es damit, dem Hinweisgeber frei zu entscheiden, wie und wann er seinen Hinweis einem OSR-Anwalt mitteilen möchte; 24 Stunden am Tag an 7 Tagen in der Woche.

Das Multikanal Hinweisgebersystem von OSR kann individuell nach den Anforderungen unserer Mandanten konfiguriert werden. Standard ist, dass unseren Mandanten alle Meldekanäle zur Verfügung gestellt werden.


Meldekanal 1: Online Hinweisgebersystem OSR-Investigativ©

OSR-Investigativ© ermöglicht es, Meldungen durch unser webbasiertes Online-Hinweisgebersystem einem OSR-Anwalt zu übermitteln. OSR-Anwälte werten den Hinweis aus, stellen sicher, dass keinerlei Hinweise auf die Identität des Hinweisgebers enthalten sind, wenn der Hinweis dann an unsere Mandanten weitergeleitet wird.

Unsere Mandanten erhalten den Hinweis in einem Meldeprotokoll, das eine präzise Beschreibung des Hinweises enthält, sowie eine Risikoeinschätzung und Handlungsempfehlungen. Die Bearbeitung eingehender Hinweise durch OSR-Anwälte erfolgt 24/7.
 
Das System kann mit geringem Aufwand schnell auf den Intranet- oder Internetseiten unserer Mandanten implementiert werden. Es erlaubt Hinweisgebern auch, Textdokumente und Bilder im Anhang einer Meldung zu übermitteln.

Die Übermittlung im Online Hinweisgebersystem erfolgt durch ein hochsicheres Verschlüsselungsverfahren (Advanced Encryption Standard) und ist z.B. in den USA selbst für behördliche Dokumente mit höchster Geheimhaltungsstufe zugelassen und stimmt natürlich auch mit nationalen Datenschutzbestimmungen, wie der DSGVO, überein.

Das Verschlüsselungsverfahren des Hinweisgerber-Systems erfüllt folgende Anforderungen:

  • Vertraulichkeit: Nur berechtigte Personen können die Nachricht  lesen oder Informationen über ihren Inhalt erlangen
  • Änderungsschutz: Der Empfänger der Nachricht kann erkennen, ob sie nach ihrer Erzeugung geändert wurde
  • Fälschungsschutz: Absender von  Nachrichten sind eindeutig identifizierbar
  • Verbindlichkeit:  Absender von Nachrichten sind nicht in der Lage, die Urheberschaft zu bestreiten.

OSR-Investigativ steht in deutscher englischer und spanischer Sprache zur Verfügung.

Meldungen von Hinweisgebern können gegenüber OSR-Anwälten absolut anonym und vertraulich über das Hinweisgebersystem abgegeben werden. Das gesetzlich garantierte anwaltliche Zeugnisverweigerungsrecht, sowie die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht, gewährleisten diese Voraussetzungen, sowohl gegenüber unseren Mandanten als auch gegenüber Strafverfolgungsbehörden.

OSR wird nur solche Informationen an einen Mandanten weitergeben, die keine Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers zulassen.


Meldekanal 2: Telefonischer Hinweisgeber-Kanal

OSR-Rechtsanwälte stehen rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr als anwaltlicher Ansprechpartner Hinweisgebern zur Verfügung. Hinweisgeber können sich über eine persönliche Festnetznummer, die jeder unserer Mandanten individuell erhält, an einen OSR-Anwalt wenden.

Durch ihre fachliche Qualifikation und langjährige Berufserfahrung sind sie in der Lage, in einen echten Dialog mit dem Hinweisgeber zu treten. Dies erlaubt einerseits eine besonders zuverlässige Bewertung des Hinweises für unsere Mandanten und andererseits ermöglicht es den Hinweisgebern Fragen zu stellen, Ratschläge zu erhalten und die weitere Vorgehensweise individuell zu besprechen.

Dies erzeugt ein hohes Maß an Vertrauen und wirkt sich positiv auf den Hinweisgeber aus. Unsere langjährigen Erfahrungen zeigen, dass die hierüber eingehenden Hinweise von deutlich größerer Qualität sind, als solche, die über ein elektronisches System abgegeben werden. Daher halten wir den telefonischen Hinweisgeber-Kanal als den nach wie vor effektivsten und zuverlässigsten Meldekanal.

Meldungen von Hinweisgebern können gegenüber OSR-Anwälten absolut anonym und vertraulich abgegeben werden. Das gesetzlich garantierte anwaltliche Zeugnisverweigerungsrecht, sowie die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht, gewährleisten diese Voraussetzungen, sowohl gegenüber unseren Mandanten als auch gegenüber Strafverfolgungsbehörden.

OSR wird nur solche Informationen an einen Mandanten weitergeben, die keine Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers zulassen.


Meldekanal 3: Persönlicher Hinweisgeber-Kanal

Insbesondere bei sensiblen Informationen, oft nachdem zuvor eine telefonische Kontaktaufnahme durch den Hinweisgeber erfolgt und eine Vertrauensbasis zu den Anwälten von OSR aufgebaut wurde, wünschen Hinweisgeber in einem persönlichen Treffen detailliertere Informationen und/oder Informationsmaterial mitzuteilen.

Hierzu stehen die Kanzleiräume von OSR zur Verfügung oder der Hinweisgeber vereinbart mit einem OSR-Anwalt einen Treffpunkt nach dessen Wahl.

Meldungen von Hinweisgebern können gegenüber OSR-Anwälten absolut anonym und vertraulich abgegeben werden. Das gesetzlich garantierte anwaltliche Zeugnisverweigerungsrecht, sowie die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht, gewährleisten diese Voraussetzungen, sowohl gegenüber unseren Mandanten als auch gegenüber Strafverfolgungsbehörden.

OSR wird nur solche Informationen an einen Mandanten weitergeben, die keine Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers zulassen.


Meldekanal 4: Individuelle OSR-Hinweisgeber-E-Mail-Adresse

Zusätzlich erhält jeder Mandant eine individuelle OSR-Hinweisgeber-E-Mail-Adresse, die beliebig innerhalb und außerhalb des jeweiligen Unternehmens bekannt gemacht werden kann. Hierüber kann der Hinweisgeber mit einem OSR-Anwalt in Kontakt treten.

Meldungen von Hinweisgebern können gegenüber OSR-Anwälten absolut anonym und vertraulich abgegeben werden. Das gesetzlich garantierte anwaltliche Zeugnisverweigerungsrecht, sowie die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht, gewährleisten diese Voraussetzungen, sowohl gegenüber unseren Mandanten als auch gegenüber Strafverfolgungsbehörden.

OSR wird nur solche Informationen an einen Mandanten weitergeben, die keine Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers zulassen.


Meldekanal 5: OSR-Hinweisgeber-Fax

Auch über die OSR-Hinweisgeber-Fax-Nummer, die ebenfalls beliebig innerhalb und außerhalb eins Unternehmens bekannt gemacht werden kann, können Hinweisgeber jederzeit vertrauliche Hinweise an die OSR-Anwälte übermitteln.

Meldungen von Hinweisgebern können gegenüber OSR-Anwälten absolut anonym und vertraulich abgegeben werden. Das gesetzlich garantierte anwaltliche Zeugnisverweigerungsrecht, sowie die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht, gewährleisten diese Voraussetzungen, sowohl gegenüber unseren Mandanten als auch gegenüber Strafverfolgungsbehörden.

OSR wird nur solche Informationen an einen Mandanten weitergeben, die keine Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers zulassen.