Datenverarbeitung Hinweisgebersystem

Hinweise zur Datenverarbeitung im Rahmen unserer Tätigkeit als Ombudspersonen / Vertrauensanwälte

1. Name und Kontaktdaten des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortlicher: OSR Rechtsanwälte (im Folgenden: OSR), Eugenstraße 18, D- 73033 Göppingen
E-Mail: info@ombudservice.de

Telefon: +49 (0) 7161 / 98 77 957
Fax: +49 (0) 7161 / 98 77 956

Der interne Datenschutzbeauftragte ist RA Matthias Walz. Herr Walz ist erreichbar unter den vorgenannten Kontaktdaten der Kanzlei.
 

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Wenn Hinweisgeber uns im Rahmen unserer Tätigkeit als Ombudspersonen / Vertrauensanwälte kontaktieren, erheben wir personenbezogene Daten nur insoweit, wie uns diese mitgeteilt werden. Ansonsten werden Daten anonym ohne Personenzug verarbeitet. 

  • Anrede, Vorname, Nachname des/der Hinweisgeber/in oder ein Pseudonym
  • E-Mail-Adresse des/der Hinweisgeber/in,
  • Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
  • Sofern ein Beschuldigter mitgeteilt wird, dessen Vorname, Nachname

Die Erhebung der vorgenannten Daten erfolgt, 

  • um mit dem Hinweisgeber/in in Kontakt (mündlich, schriftlich oder elektronisch) zu treten, oder
  • um OSR in die Lage zu versetzen, den mitgeteilten Sachverhalt beurteilen und ggf. weitere Ermittlungen hierzu zu ermöglichen.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Kontaktaufnahme durch den/die Hinweisgeber/in hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f bzw. Art. 6 S. 1 Abs. 1 lit. a DSGVO zu den vorgenannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des mitgeteilten Hinweises/Sachverhaltes erforderlich. Darüber hinaus erfolgt die Datenverarbeitung auch im Rahmen der Erfüllung eines Vertrages mit dem jeweils uns beauftragten Unternehmen/Behörde/Organisation etc. (Mandanten, Auftraggeber).

Sofern wir vom Hinweisgeber/in die Freigabe für die Weitergabe von Daten mit Personenbezug erhalten, werden wir diese an das uns beauftragte Unternehmen/Behörde/Organisation etc. weiterleiten und bis zum Ablauf der für Anwälte geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist speichern und anschließend löschen (sechs Jahre nach Ablauf eines Kalenderjahres, nachdem die vertragliche Beziehung zum Auftraggeber beendet wurde). Eine Ausnahme hiervon gilt dann, wenn OSR aufgrund von steuer- oder handelsrechtlichen Dokumentations- und Aufbewahrungsfristen zu einer längeren Speicherung verpflichtet wäre. Personenbezogene Daten geben wir an unsere Auftraggeber/Mandanten nur dann weiter, wenn der/die Hinweisgeber/in zuvor in Textform eingewilligt hat; andernfalls erfolgt die Weiterleitung an unsere Auftraggeber/Mandanten in anonymer Form, die keinen Hinweis auf die Identität des/der Hinweisgebers/in oder Dritter zulässt.

Wenn der/die Hinweisgeber/in auf die Übermittlung der Identität eines Dritten besteht, werden wir die personenbezogenen Informationen an unsere Auftraggeber/Mandanten übermitteln. In diesem Fall muss jedoch die Person, deren personenbezogene Daten übermittelt wurden, spätestens einen Monat nach der Übermittlung an unseren Auftraggeber/Mandanten über den Vorgang informiert werden Art. 14 Abs. 3 lit. a DSGVO) bzw. einen Monat nach Abschluss der Ermittlungen durch den Auftraggeber/Mandanten. Die Person muss in diesem Fall über Folgendes informiert werden: Speicherung, Art der Daten, Zweckbestimmung der Verarbeitung, Identität des Verantwortlichen einschließlich des/der Hinweisgebers/in.

Sollte sich der/die Hinweisgeber/in nach der Kontaktaufnahme mit einem OSR-Anwalt dazu entscheiden, dass der mitgeteilte Sachverhalt nicht an unseren Auftraggeber/Mandant übermittelt werden soll, werden sämtliche Daten den Vorgang betreffend vernichtet.
 

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung von personenbezogener Daten an Dritte zu anderen, als den im Folgenden aufgeführten Zwecken, findet nicht statt.

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung der von einem Hinweisgeber/in mitgeteilten Hinweise erforderlich und dieser OSR eine Freigabe in Textform erteilt hat, wird OSR die personenbezogenen Daten an den Auftraggeber/Mandanten weitergegeben.

Dem/der Hinweisgeber/in sichern wir über die gesetzlichen Anforderungen der DSGVO auch Vertraulichkeit im Rahmen des Anwaltsgeheimnisses zu. Sofern es sich bei den übermittelten Informationen um solche handelt, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, gibt OSR diese nur dann an Dritte weiter, wenn der/die Hinweisgeber/in zuvor darin eingestimmt hat.
 

4. Betroffenenrechte

Hinweisgeber haben das Recht: 

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber OSR zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei Ihnen erhoben wurden, sowie ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei OSR gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei OSR gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und OSR die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie OSR bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder am Sitz er Kanzlei OSR wenden.
     

5. Widerspruchsrecht

Sofern personenbezogenen Daten von Hinweisgebern auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben diese das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Zur Ausübung des Widerspruchsrechts senden Sie bitte eine E-Mail an info@ombudservice.de