OSR übernimmt für Sie die ausgelagerte Funktion der internen Meldestelle gemäß § 12 HinSchG.
OSR übernimmt die vom Hinweisgeberschutzgesetz vorgeschriebene Funktion der internen Meldestelle. Damit entlasten wir insbesondere klein und mittelständische Unternehmen, Konzerne, Organisationen und Behörden.
Interne Meldestelle, Hinweisgebersystem und Ombudsperson / Vertrauensanwalt
Unternehmen und Organisationen mit mindestens 50 Beschäftigten sind gesetzlich verpflichtet eine sogenannte „interne Meldestelle“ einzurichten (§ 12 HinSchG). Die interne Meldestelle hat dabei drei wesentliche Aufgaben (§ 13 Abs. 1 HinSchG) zu erfüllen:
- Die interne Meldestelle betreibt Meldekanäle.
- Die interne Meldestelle führt/organisiert das Verfahren bei Meldungen.
- Die interne Meldestelle ergreift Folgemaßnahmen.
Die Funktion des Ombudsmanns, der externen anwaltlichen Ombudsperson bzw. des Vertrauensanwaltes ist in diesem Zusammenhang ein Meldekanal, den die interne Meldestelle betreibt. Das OSR Multikanal-Hinweisgebersystem bietet seinen Mandanten standardmäßig folgende Meldekanäle an:
- Mündlicher Meldekanal (telefonische Kontaktaufnahme mit OSR-Rechtsanwälten 24/7.
- Persönlicher Meldekanal (Treffen mit dem Hinweisgeber an einen vom Hinweisgeber bestimmten Ort oder an einem Sitz der OSR-Kanzlei).
- Per E-Mail an die OSR-Rechtsanwälte.
- Über das webbasierende OSR-Hinweisgeberportal „OSR-Investigativ©.
- Per Telefax an die OSR-Rechtsanwälte.
- Mittels Briefpost an die OSR-Rechtsanwälte.
Das OSR Multikanal-Hinweisgebersystem übererfüllt damit die gesetzlichen Anforderungen und schafft dadurch einen Mehrwert in Sachen Hinweisgebersystemeffizienz und Compliance-Kultur.
Mit der Einrichtung eines OSR-Hinweisgebersystems erfüllt das Unternehmen oder die Organisation die Pflichtaufgaben einer internen Meldestelle.
Weitergehende Aufgaben der internen Meldestelle
OSR erfüllt selbstverständlich die gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der fachkundigen Besetzung einer internen Meldestelle. Nur Rechtsanwälte stehen für Hinweisgeber als Ansprechpartner zur Verfügung. Bereits durch ihren Status als Rechtsanwälte und zusätzlich durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen ist auch die Unabhängigkeit bei der Ausübung ihrer Tätigkeit gewährleistet (§ 15 HinSchG). OSR übernimmt für ihre Mandanten auch das geregelte Verfahren nach Eingang der Meldung.
Die auf Basis der Meldung vorzunehmende Sachverhaltsermittlung und die ggf. zu ergreifenden Folgemaßnahmen erfolgen (sinnvollerweise) durch das jeweilige Unternehmen oder die jeweilige Organisation. Diese verfügen über die entsprechenden Detailkenntnisse zu internen Prozessen, Sachverhalten und Umständen. OSR schlägt jedoch auf Basis der Meldung eine unternehmerische Sachverhaltsermittlung vor und gibt eine rechtliche Einschätzung zu der Meldung ab. OSR unterstützt diesen Prozess sowohl in fachlicher, als auch (wenn gewünscht) in rechtlicher Hinsicht. Sind Rückfragen an den Hinweisgeber erforderlich, übernimmt OSR die Kommunikation mit diesem. Dadurch wird sichergestellt, dass die Identität des Hinweisgebers nicht nur „vertraulich“ behandelt wird, sondern absolut geschützt wird. Eine direkte Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Mandanten findet nicht statt.
Durch OSR erfolgt schließlich auch eine abschließende Rückmeldung an den Hinweisgeber über die Sachverhaltsvermittlung und ggf. über die ergriffenen Folgemaßnahmen.
Umfassendes Leistungsangebot von OSR-Rechtsanwälten
Mit einer 20-jährigen Erfahrung bei der Erbringung von Hinweisgeberdienstleistungen und der Konfiguration von Hinweisgebersystemen gehört OSR zu den ältesten und damit erfahrensten Anbietern in diesem Bereich. Im Gegensatz zu rein elektronischen Systemen, die lediglich die Anonymität des technischen Transportes einer Meldung gewährleisten können, stellt OSR sicher, dass auch der Inhalt einer Meldung keine Angaben zu der Identität des Hinweisgebers enthält. In den vielen Jahren unserer Tätigkeit ist uns kein einziger Fall bekannt geworden, wonach ein Mandant versucht hätte anhand einer IP-Adresse einen Hinweisgeber zu identifizieren. Jedoch enthält ca. jede dritte Hinweisgebermeldungen (unbewusst) Angaben zu der Identität des Hinweisgebers. Würden diese Meldungen ohne OSR ungefiltert an die Mandanten übermittelt werden, wäre regelmäßig eine Identifizierung des Hinweisgebers möglich gewesen.
Organisation von gemeinsamen Meldestellen
Mehrere private Beschäftigungsgeber mit bis zu 249 Beschäftigten, die an sich jeweils eine eigene interne Meldestelle einrichten müssten, können für die Entgegennahme von Meldungen und für die weiteren Untersuchungen eine sogenannte „gemeinsame Stelle“ einrichten, um Ressourcen zu sparen. OSR unterstützt, organisiert und realisiert die Voraussetzungen und den Betrieb von „gemeinsamen Meldestellen“ und schafft dadurch z.B. für Konzerne oder in sonstiger Weise verbundenen Unternehmen oder Organisationen Synergien und betriebswirtschaftliche Vorteile.