Informatie over gegevensverwerking in het kader van ons werk als ombudspersonen / vertrouwensadvocaten
1. Naam en contactgegevens van de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking en de functionaris voor gegevensbescherming van het bedrijf
Deze gegevensbeschermingsverklaringen zijn van toepassing op gegevensverwerking door:
Verantwoordelijke: OSR Rechtsanwälte (hierna: OSR), Eugenstraße 18, D-73033 Göppingen
E- mail: info@ombudservice.de
Telefoon: +49 (0) 7161/98 77 957
Fax: +49 (0) 7161/98 77 956
De interne functionaris voor gegevensbescherming is te bereiken onder de bovengenoemde contactgegevens van het advocatenkantoor.
2. Verzameling en opslag van persoonlijke gegevens, evenals type en doel en hun gebruik
Als klokkenluiders contact met ons opnemen in het kader van ons werk als ombudspersoon/advocaat van vertrouwen, verzamelen wij alleen persoonsgegevens voor zover deze aan ons zijn medegedeeld. Anders worden gegevens anoniem verwerkt zonder passagierstrein.
- Aanhef, voornaam, achternaam van de klokkenluider of een pseudoniem
- E-mailadres van de klokkenluider,
- Telefoonnummer (vast en/of mobiel netwerk)
- Als een verdachte wordt gemeld, zijn voornaam, achternaam
De bovengenoemde gegevens worden verzameld,
- om in contact te komen met de klokkenluider (mondeling, schriftelijk of elektronisch), of
- om OSR in staat te stellen de gemelde feiten te beoordelen en zo nodig nader onderzoek mogelijk te maken.
De gegevensverwerking vindt plaats bij het tot stand brengen van contact door de klokkenluider en is in overeenstemming met artikel 6 lid 1 S. 1 lit. b, artikel 6 lid 1 S. 1 lit. . 1 lit. a DSGVO vereist voor de voornoemde doeleinden voor de juiste verwerking van de meegedeelde informatie/feiten. Daarnaast vindt de gegevensverwerking ook plaats in het kader van de uitvoering van een overeenkomst met het bedrijf/overheid/organisatie etc. in opdracht van ons (cliënten, opdrachtgevers).
Als wij van de klokkenluider de toestemming voor het verstrekken van persoonsgegevens krijgen, geven wij deze door aan het in opdracht gegeven bedrijf/overheid/organisatie etc. en bewaren deze tot het verstrijken van de voor advocaten geldende wettelijke bewaartermijn en verwijderen deze vervolgens (zes jaar na Eén kalenderjaar verstrijkt nadat de contractuele relatie met de opdrachtgever is geëindigd). Een uitzondering hierop geldt als OSR deze vanwege fiscale of commerciële documentatie en bewaartermijnen langer zou moeten bewaren. Wij geven persoonsgegevens alleen door aan onze opdrachtgevers/cliënten als de klokkenluider hier vooraf schriftelijk toestemming voor heeft gegeven; Anders vindt de doorzending naar onze klanten / klanten plaats in geanonimiseerde vorm, die geen enkele verwijzing naar de identiteit van de klokkenluider of derden toelaat.
Als de klokkenluider aandringt op openbaarmaking van de identiteit van een derde partij, zullen wij de persoonlijke informatie aan onze cliënten/cliënten doorgeven. In dit geval moet de persoon wiens persoonsgegevens zijn doorgegeven echter uiterlijk een maand na de verzending aan onze klant / klant (Art. 14 (3) lit. a AVG) of een maand na het onderzoek op de hoogte worden gesteld van het proces de opdrachtgever/opdrachtgever is voltooid. In dit geval moet de persoon worden geïnformeerd over het volgende: opslag, type gegevens, doel van verwerking, identiteit van de verantwoordelijke persoon, inclusief de klokkenluider.
Indien de klokkenluider na contact met een OSR-advocaat besluit dat de gemelde feiten niet aan onze cliënt/opdrachtgever mogen worden doorgegeven, worden alle gegevens met betrekking tot het proces vernietigd.
3. Doorgifte van gegevens aan derden
Een overdracht van persoonsgegevens aan derden voor andere doeleinden dan de hieronder genoemde vindt niet plaats.
Voor zover dit nodig is in overeenstemming met artikel 6 lid 1 zin 1 lit.
Ook garanderen wij de klokkenluidersgeheimhouding in het kader van de wettelijke geheimhouding via de wettelijke vereisten van de AVG. Indien de verstrekte informatie onder de wettelijke geheimhoudingsplicht valt, zal OSR deze alleen aan derden doorgeven indien de klokkenluider daar vooraf toestemming voor heeft gegeven.
4. Rechten van betrokkenen
Klokkenluiders hebben het recht:
- om uw aan OSR gegeven toestemming te allen tijde in te trekken in overeenstemming met artikel 7 lid 3 AVG. Hierdoor mogen wij de gegevensverwerking op basis van deze toestemming in de toekomst niet meer voortzetten;
- om informatie op te vragen over uw persoonlijke gegevens die door ons worden verwerkt in overeenstemming met artikel 15 AVG. In het bijzonder kunt u informatie verkrijgen over de verwerkingsdoeleinden, de categorie van persoonsgegevens, de categorieën van ontvangers aan wie uw gegevens zijn of zullen worden bekendgemaakt, de geplande opslagperiode, het bestaan van een recht op correctie, verwijdering, beperking van verwerking of bezwaar, het bestaan van een recht om een klacht in te dienen, de herkomst van uw gegevens, indien deze niet van u zijn verzameld, evenals, indien nodig, zinvolle informatie over hun gegevens;
- In overeenstemming met artikel 16 AVG kunt u onmiddellijk verzoeken om de correctie van onjuiste persoonlijke gegevens of de aanvulling van uw persoonlijke gegevens die zijn opgeslagen door OSR;
- om de verwijdering van uw door OSR opgeslagen persoonsgegevens te verzoeken in overeenstemming met artikel 17 AVG, tenzij de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, om redenen van algemeen belang of om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;
- om de beperking van de verwerking van uw persoonlijke gegevens te verzoeken in overeenstemming met artikel 18 AVG als de juistheid van de gegevens wordt betwist, de verwerking onrechtmatig is, maar u weigert deze te verwijderen en OSR de gegevens niet langer nodig heeft, maar u heeft ze wel nodig voor het doen gelden, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen of u heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking in overeenstemming met artikel 21 AVG;
- in overeenstemming met artikel 20 AVG, om uw persoonlijke gegevens die u aan OSR hebt verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of om te vragen dat deze worden doorgegeven aan een andere verantwoordelijke;
- om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit in overeenstemming met artikel 77 AVG. In de regel kunt u contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit van uw gebruikelijke woon- of werkplaats of op het hoofdkantoor van het OSR-kantoor.
5. Recht van bezwaar
Als persoonsgegevens door klokkenluiders worden verwerkt op basis van legitieme belangen in overeenstemming met artikel 6, lid 1, lid 1, letter f AVG, hebben zij het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met artikel die voortvloeien uit uw specifieke situatie.
Om uw recht van bezwaar uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar info@ombudservice.de