Informations sur le traitement des données dans le cadre de notre activité de médiateur / avocat de confiance
1. le nom et les coordonnées du responsable du traitement des données et du délégué à la protection des données de l'entreprise
La présente information sur la protection des données s'applique au traitement des données par :
Responsable : OSR Rechtsanwälte (ci-après : OSR), Eugenstraße 18, D- 73033 GöppingenE-Mail : info@ombudservice.de
Téléphone : +49 (0) 7161 / 98 77 957
Fax: +49 (0) 7161 / 98 77 956
Le responsable interne de la protection des données peut être contacté aux coordonnées du cabinet mentionnées ci-dessus.
2) la collecte et l'enregistrement des données à caractère personnel, ainsi que la nature, la finalité et l'utilisation de ces données
Lorsque des informateurs nous contactent dans le cadre de notre activité de médiateurs / avocats de confiance, nous ne collectons des données à caractère personnel que dans la mesure où elles nous sont communiquées. Dans le cas contraire, les données sont traitées de manière anonyme, sans référence à la personne.
- Civilité, prénom, nom de famille du/de la dénonciateur/trice ou un pseudonyme
- Adresse électronique du/de la lanceur(se) d'alerte,
- Numéro de téléphone (fixe et/ou mobile)
- Dans la mesure où un suspect est communiqué, dont le prénom, le nom de famille
La collecte des données susmentionnées est effectuée
- pour entrer en contact (verbalement, par écrit ou par voie électronique) avec le lanceur d'alerte, ou
- pour permettre à OSR d'évaluer les faits communiqués et, le cas échéant, de mener des investigations supplémentaires à ce sujet.
Le traitement des données a lieu suite à la prise de contact par le/la lanceur(se) d'alerte et est nécessaire, conformément à l'article 6, paragraphe 1, phrase 1, point b, à l'article 6, paragraphe 1, phrase 1, point f ou à l'article 6, phrase 1, paragraphe 1, point a du RGPD, aux fins susmentionnées pour le traitement approprié de l'alerte/des faits communiqués. En outre, le traitement des données a également lieu dans le cadre de l'exécution d'un contrat avec l'entreprise/l'autorité/l'organisation, etc. qui nous a respectivement mandatés. (client, donneur d'ordre).
Si nous recevons l'autorisation du donneur d'alerte de transmettre des données personnelles, nous les transmettrons à l'entreprise/l'autorité/l'organisation etc. qui nous a été confiée et nous les stockerons jusqu'à l'expiration du délai de conservation légal applicable aux avocats, puis nous les supprimerons (six ans après l'expiration d'une année civile, une fois que la relation contractuelle avec le donneur d'alerte aura pris fin). Une exception à cette règle s'applique dans le cas où OSR serait obligé de stocker plus longtemps en raison des délais de documentation et de conservation imposés par le droit fiscal ou commercial. Nous ne transmettons les données personnelles à nos donneurs d'ordre/clients que si le donneur d'alerte a donné son accord préalable sous forme de texte ; dans le cas contraire, la transmission à nos donneurs d'ordre/clients s'effectue sous une forme anonyme qui ne permet pas d'identifier le donneur d'alerte ou des tiers.
Si le/la dénonciateur/trice insiste pour que l'identité d'un tiers soit transmise, nous transmettrons les informations à caractère personnel à nos mandants/clients. Dans ce cas, la personne dont les données à caractère personnel ont été transmises doit toutefois être informée de l'opération au plus tard un mois après la transmission à notre mandant/client art. 14, par. 3, point a) RGPD) ou un mois après la fin de l'enquête par le mandant/client. Dans ce cas, la personne doit être informée des éléments suivants : Le stockage, le type de données, la finalité du traitement, l'identité du responsable, y compris celle du dénonciateur/de la dénonciatrice.
Si, après avoir contacté un avocat d'OSR, le dénonciateur décide que les faits communiqués ne doivent pas être transmis à notre mandant/client, toutes les données relatives au dossier seront détruites.
3. transmission de données à des tiers
Les données à caractère personnel ne sont pas transmises à des tiers à des fins autres que celles mentionnées ci-dessous.
Dans la mesure où cela est nécessaire, conformément à l'article 6, paragraphe 1, phrase 1, lettre b du RGPD, pour le traitement des indications communiquées par un donneur d'alerte et que celui-ci a donné à OSR une autorisation sous forme de texte, OSR transmettra les données personnelles au donneur d'ordre/client.
Nous garantissons également au lanceur d'alerte la confidentialité dans le cadre du secret professionnel de l'avocat, au-delà des exigences légales du RGPD. Dans la mesure où les informations transmises sont soumises au secret professionnel de l'avocat, OSR ne les transmettra à des tiers que si le dénonciateur a donné son accord préalable.
4. droits des personnes concernées
Les dénonciateurs ont le droit
- conformément à l'article 7, paragraphe 3 du RGPD, de révoquer à tout moment le consentement que vous avez donné à OSR. Cela a pour conséquence que nous ne pouvons plus poursuivre à l'avenir le traitement des données qui était basé sur ce consentement ;
- conformément à l'article 15 du RGPD, de demander des informations sur les données à caractère personnel que nous traitons. Vous pouvez notamment demander des informations sur les finalités du traitement, la catégorie de données à caractère personnel, les catégories de destinataires auxquels vos données ont été ou seront divulguées, la durée de conservation prévue, l'existence d'un droit de rectification, d'effacement, de limitation du traitement ou d'opposition, l'existence d'un droit de recours, l'origine de vos données si celles-ci n'ont pas été collectées auprès de vous, ainsi que, le cas échéant, des informations pertinentes sur les détails de ces données ;
- conformément à l'article 16 du RGPD, demander sans délai la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes ou incomplètes et qui ont été enregistrées par OSR ;
- d'exiger, conformément à l'article 17 du RGPD, la suppression de vos données personnelles stockées par OSR, à moins que le traitement ne soit nécessaire pour remplir une obligation légale, pour des raisons d'intérêt public ou pour faire valoir, exercer ou défendre des droits légaux ;
- conformément à l'article 18 du RGPD, d'exiger la limitation du traitement de vos données personnelles, dans la mesure où l'exactitude des données est contestée, où le traitement est illégal mais que vous refusez leur suppression et qu'OSR n'a plus besoin des données, mais que vous en avez besoin pour faire valoir, exercer ou défendre des droits juridiques ou que vous vous êtes opposé au traitement conformément à l'article 21 du RGPD ;
- conformément à l'article 20 du RGPD, de recevoir les données à caractère personnel que vous avez fournies à OSR dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de demander leur transmission à un autre responsable ;
- de déposer une plainte auprès d'une autorité de surveillance conformément à l'article 77 du RGPD. En règle générale, vous pouvez vous adresser à l'autorité de surveillance de votre lieu de résidence habituel, de votre lieu de travail ou du siège du cabinet OSR.
5. droit d'opposition
Dans la mesure où les données à caractère personnel des informateurs sont traitées sur la base d'intérêts légitimes conformément à l'article 6, paragraphe 1, phrase 1, point f) du RGPD, ceux-ci ont le droit de s'opposer au traitement de leurs données à caractère personnel conformément à l'article 21 du RGPD, pour autant qu'il existe des raisons liées à leur situation particulière.
Pour exercer votre droit d'opposition, veuillez envoyer un e-mail à info@ombudservice.de